Gyeonggi Provincial Economic Science and Technology Promotion Agency giảm thời gian hành chính bằng AI, tăng cường hỗ trợ doanh nghiệp…Tăng tốc cải cách công việc

Gyeonggi Provincial Economic Science and Technology Promotion Agency (sau đây gọi tắt là Gyeonggi Agency) đã công bố vào ngày 3 rằng họ sẽ sử dụng AI sinh tạo để giảm công việc hành chính lặp đi lặp lại, sử dụng thời gian tiết kiệm được cho tư vấn doanh nghiệp và lập kế hoạch dự án mới nhằm nâng cao dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp.

Gyeonggi Agency giải thích rằng kết quả khảo sát về tình hình sử dụng AI và hiệu quả công việc của nhân viên vào tháng 9 năm ngoài cho thấy 60% những người trả lời khảo sát cho biết thời gian thực hiện công việc sử dụng AI được rút ngắn 30% trở lên so với trước đây.

Cuộc khảo sát được tiến hành với 125 người trong số 347 nhân viên đã tham gia khóa học AI trong nửa năm sau của năm nay.

93% người trả lời cho biết họ đang sử dụng AI sinh tạo trong công việc, trong đó 51% sử dụng hàng ngày, 82% sử dụng ba lần trở lên mỗi tuần. Đặc biệt, 28,8% người trả lời cho biết thời gian thực hiện công việc bằng AI được giảm bớt một nửa trở lên.

Thời gian tiết kiệm được bằng việc áp dụng AI đang được sử dụng để nâng cao chất lượng công việc và tăng cường khả năng hỗ trợ doanh nghiệp.

Trong cuộc khảo sát trả lời nhiều lựa chọn về cách sử dụng thời gian tiết kiệm được, xác minh tài liệu và tăng cường quản lý chất lượng công việc đạt mức cao nhất ở 61,6%, tiếp theo là phát triển và lập kế hoạch dự án và chính sách mới ở 28,8%, nâng cao công việc hỗ trợ bên ngoài như tư vấn doanh nghiệp ở 21,6%.

Gyeonggi Agency không chỉ dừng lại ở việc tự động hóa công việc hành chính đơn thuần, mà còn chuyển đổi phương thức làm việc để nhân viên có thể tránh xa các công việc lặp đi lặp lại và dành nhiều thời gian hơn cho công việc tại hiện trường doanh nghiệp và lập kế hoạch chính sách.

Thực tế, các phòng ban hỗ trợ doanh nghiệp đang sử dụng AI để phân tích xu hướng ngành và môi trường thị trường của các doanh nghiệp tư vấn, và phòng ban hỗ trợ xuất khẩu sang nước ngoài đang hỗ trợ doanh nghiệp tiến vào thị trường nước ngoài bằng cách điều tra thông tin thị trường theo quốc gia, thống kê xuất nhập khẩu và chế độ chứng thực.

Phòng ban hỗ trợ khởi nghiệp cũng đang sử dụng AI để xem xét kế hoạch kinh doanh và phát hiện các dự án hỗ trợ cho từng doanh nghiệp. Nhân viên xác minh trực tiếp tài liệu được AI tổng hợp và sau đó cụ thể hóa hướng hỗ trợ phù hợp với tình hình của từng doanh nghiệp.

Một người đại diện của Gyeonggi Agency cho biết: "Bằng cách sử dụng AI trong công việc, chúng tôi đã rút ngắn thời gian làm việc trung bình khoảng 2 giờ mỗi ngày" và "Bằng cách sử dụng thời gian trước đó dành cho công việc lặp đi lặp lại để thăm và tư vấn tại hiện trường doanh nghiệp, quản lý hậu kỳ các dự án hỗ trợ, v.v., chúng tôi đã có thể tập trung hơn vào công việc hỗ trợ doanh nghiệp."

Cũng có những trường hợp nhân viên trực tiếp phát triển hệ thống công việc bằng cách sử dụng AI sinh tạo.

Phòng ban Nhân sự và Tổng vụ của Gyeonggi Agency đã phát triển hệ thống quản lý điểm danh dựa trên mã QR và hệ thống đăng ký khóa học nội bộ, tự động hóa công việc hành chính lặp đi lặp lại từ đăng ký khóa học đến quản lý điểm danh, phát hành chứng chỉ hoàn thành.

Trước đây, những người tham gia khóa học phải ghi lại có mặt hay vắng mặt trên danh sách giấy, và nhân viên phụ trách phải sắp xếp lại. Hiện tại, chỉ cần quét mã QR, thông tin điểm danh được tự động ghi lại và tính tổng hợp.

Đối với đăng ký khóa học, nhân viên cũng được cải thiện để kiểm tra lịch trình và số chỗ còn trống, đăng ký trực tiếp, và khi có vị trí trống, những người chờ được tự động đăng ký.

Cải cách công việc của Gyeonggi Agency bắt đầu từ "hành chính kế toán không giấy" từ năm 2024.

Kết quả của việc áp dụng hệ thống công việc dựa trên tài liệu điện tử để giảm bớt sản xuất tài liệu giấy và các bước in ấn là từ năm ngoái đến tháng 9 của năm nay, đã tiết kiệm được khoảng 470.000 tờ giấy A4. Khi chuyển đổi thành chi phí mua giấy và chi phí in màu, nó được phân tích có tác dụng tiết kiệm ngân sách khoảng 76 triệu won.

Được công nhận vì những thành tích này, nó đã giành giải thưởng cao nhất tại "Đánh giá chính sách xuất sắc của các tổ chức công cộng Gyeonggi" năm ngoái.

Từ năm nay, Gyeonggi Agency đang mở rộng phạm vi cải cách công việc bằng cách áp dụng hệ thống công việc dựa trên tài liệu điện tử và "Cải cách hành chính AI 2.0" kết hợp AI sinh tạo.

Vào ngày 2 của tháng trước, tổ chức "Hackathon AI GBSA 2026" với sự tham gia của 14 đội, 42 nhân viên từ tất cả các phòng ban để trình bày công cụ công việc AI mà nhân viên trực tiếp phát triển.

Nhóm 'Rabbit²', người đã giành giải nhất, đã phát triển công cụ tự động hóa công việc đánh giá dựa trên AI có khả năng xử lý từ đối chiếu tài liệu được nộp cho các dự án hỗ trợ doanh nghiệp cho đến tính toán điểm đánh giá và phân tích hiệu quả.

Gyeonggi Agency có kế hoạch nâng cao chức năng của công cụ đó, tiến hành xác minh tại hiện trường và áp dụng nó cho các dự án hỗ trợ doanh nghiệp thực tế.

Giám đốc Gyeonggi Agency Kim Hyun-gon cho biết: "Điểm xuất phát của cải cách hành chính AI là nâng cao năng lực của nhân viên" và "Thông qua đào tạo AI liên tục, chúng tôi sẽ nâng cao chuyên môn công việc của nhân viên, giảm bớt công việc lặp đi lặp lại, sử dụng thời gian tiết kiệm được cho tư vấn doanh nghiệp và lập kế hoạch chính sách, mở rộng các dịch vụ hỗ trợ mà các doanh nghiệp trong tỉnh có thể cảm nhận được."